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Será que Diariamente nos Empenhamos em Atividades que Consomem Recursos e Tempo e Não Acrescentam Valor?

Na 1ª parte deste artigo, abordamos uma das atividades que consomem o nosso tempo. Nesta 2ª parte do artigo vamos falar das outras três.

2. Mau funcionamento dos Canais de Comunicação

O Mau funcionamento dos Canais de Comunicação pode conduzir a perdas de tempo significativas inclusivamente à perda de negócios. São situações que traduzem uma falta de eficácia notável pois a comunicação é uma das 6 funções da Gestão de Interesse Comportamental.

3. Adiamento de Tarefas

O Adiamento de Tarefas é algo comum nas organizações. Segundo a Regra de Pareto apenas 20% das nossas atividades são responsáveis por 80% dos resultados, no entanto, a maioria das pessoas adia precisamente os 20% de atividades, Mais Importantes e dedicam-se aos 80% de tarefas Menos Relevantes, ou seja, às que pouco contribuem para os resultados.
Algumas das razões para esta situação são:

  • Receio de Falhar
  • Não saber como fazer
  • Tarefa aborrecida
  • Falta de tempo
  • Estabelecer padrões muito elevados

4. Telefone e Redes Sociais

O Telefone pode ser um ótimo meio para ganhar tempo mas também pode ser o oposto.
Quando efetuar chamadas utilize a técnica TEA:

  • Tell (propósito da chamada numa breve frase)
  • Explain (exponha o problema diretamente)
  • Action (o que pretende fazer ou o que pretende que o outro faça)

No final, volte a repetir o que foi acordado.

Quando receber chamadas deve Saber Ouvir e Compreender!

A internet é fundamental hoje em dia, no entanto, o problema surge quando é usada no local de trabalho para outros fins que não o trabalho. Devido a este fato, muitas empresas estão, infelizmente, a restringir o seu uso.

Tendo em conta as atividades referidas, que correspondem a uma percentagem mínima dentro do universo de atividades que não acrescentam valor á organização, mas que consomem recursos e tempo, caberá aos Gestores ter a sabedoria de não só eliminar algumas e melhorar e rever o funcionamento de outras, como dar o exemplo, de modo a que a Produtividade seja definitivamente considerada a essência de qualquer organização.

Peter Drucker dizia: "Um gestor eficaz e que pretende que a sua equipa também o seja pergunta sistematicamente: isto ainda vale a pena ser feito? Se não for ele elimina essa tarefa de modo que os seus colaboradores fiquem libertos para se concentrarem nas tarefas que fazem muito bem e que marcarão a diferença nos resultados do seu trabalho e da organização".

E você? Consegue fazer a distinção entre as tarefas que já não vale a pena fazer e que deve eliminar, e aquelas que marcarão a diferença nos seus resultados?